Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig og databehandler

PayLac er en tjeneste som hjelper bedrifter med å følge opp ubetalte fakturaer på en relasjonsvennlig måte.

Når du som bedrift bruker PayLac, er din bedrift behandlingsansvarlig for personopplysningene om dine egne kunder (debitorer) som du laster opp eller kobler til tjenesten. PayLac er databehandler og behandler disse opplysningene utelukkende på vegne av og etter instruks fra din bedrift, slik det reguleres i en databehandleravtale.

For opplysninger om deg og din bedrift som bruker av PayLac (f.eks. kontaktinformasjon og innloggingsdata) er PayLac selv behandlingsansvarlig.

PayLac AS er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles gjennom nettstedet. Kontakt: support@paylac.no.

2. Hvilke personopplysninger vi behandler

a) Om deg og bedriften din

• Navn, e-postadresse og telefonnummer til kontaktpersoner
• Innloggingsinformasjon og brukeraktivitet i PayLac
• Firmaopplysninger, som firmanavn, organisasjonsnummer og bankkontonummer som brukes til fakturaformål

b) Om dine kunder/debitorer (tredjeparts fakturadata)

• Navn og e-postadresse
• Fakturanummer, beløp og forfallsdato
• Betalingsstatus, for eksempel betalt, forfalt eller lovet betaling
• Korrespondanse knyttet til betalingsoppfølging, for eksempel svar på påminnelser, "lov om å betale" og "bestrid faktura"

Opplysningene under b) samler PayLac ikke inn direkte – de kommer fra vår kunde (bedriften), typisk gjennom CSV-import, se punkt 3.

3. CSV-import av fakturadata

Når du importerer en CSV-fil med fakturaer til PayLac, laster du opp personopplysninger om dine egne kunder (debitorer). PayLac behandler disse opplysningene utelukkende for å sende betalingspåminnelser og vise faktura- og betalingsstatus på dine vegne.

Avhengig av hvilke kolonner du laster opp, vil dette typisk omfatte kundenavn, e-post, fakturanummer, beløp, forfallsdato og betalingsstatus.

Du er ansvarlig for å ha rettslig grunnlag for å dele disse opplysningene med PayLac – for eksempel fordi behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen med din kunde, eller fordi din bedrift har en berettiget interesse i å følge opp egne fordringer.

Importerte data lagres i EU/EØS, se punkt 5, og kan slettes på forespørsel – enten enkeltrader, hele importer, eller all data tilknyttet kontoen din. Se punkt 7 for lagringstid.

4. Formål og rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysninger til følgende formål, basert på følgende rettslige grunnlag i personvernforordningen (GDPR):

• Levere tjenesten – sende påminnelser, vise fakturastatus og magic links: oppfyllelse av avtale (art. 6 nr. 1 bokstav b), og for debitordata berettiget interesse hos vår kunde i å følge opp egne fordringer (art. 6 nr. 1 bokstav f).
• Administrere brukerkonto og pilotdeltakelse – oppfyllelse av avtale (art. 6 nr. 1 bokstav b).
• Kommunikasjon om piloten/produktet – samtykke der relevant (art. 6 nr. 1 bokstav a).
• Sikkerhet, feilsøking og logging – berettiget interesse i å sikre og forbedre tjenesten (art. 6 nr. 1 bokstav f).

5. Hvor opplysningene lagres

Personopplysninger lagres innenfor EU/EØS.

Tjenesten driftes hos Supabase, med database og lagring på infrastruktur i EU/EØS (bygget på AWS).

6. Databehandlere / underleverandører

PayLac bruker et lite antall underleverandører for å levere tjenesten. Disse er bundet av databehandleravtaler og er underlagt GDPR-krav.

• Supabase – hosting og database (EU/EØS)
• Resend – utsending av e-post
• Ingen tredjeparts analyseverktøy i dag. Planlagt: selvhostet, personvernvennlig statistikk.

7. Lagringstid

Personopplysninger lagres så lenge pilotavtalen løper. Etter avsluttet pilot eller kundeforhold slettes data innen 90 dager, med mindre lengre lagring kreves av lov, for eksempel bokføringsloven.

8. Deling med tredjeparter

PayLac selger aldri personopplysninger. Opplysninger deles kun:

• med underleverandørene nevnt i punkt 6, for å levere tjenesten,
• når mottakeren av en betalingspåminnelse selv åpner sin magic link og ser informasjon om sin egen faktura,
• når det kreves av lov, eller etter pålegg fra offentlig myndighet.

9. Dine rettigheter

Du har rett til:

• innsyn i opplysninger vi har lagret om deg
• retting av feilaktige opplysninger
• sletting ("retten til å bli glemt")
• begrensning av behandlingen
• dataportabilitet
• å protestere mot behandling som er basert på berettiget interesse

For opplysninger PayLac behandler som databehandler – det vil si debitordata på vegne av en kunde – bør slike henvendelser i utgangspunktet rettes til vår kunde (bedriften som har sendt fakturaen), siden de er behandlingsansvarlig. Du kan også kontakte oss, så videreformidler vi henvendelsen.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener vi behandler personopplysninger i strid med regelverket.

10. Informasjonskapsler (cookies)

PayLac planlegger personvernvennlig, selvhostet analyse uten sporing på tvers av nettsteder. Ingen tredjeparts annonseringscookies brukes per i dag.

PayLac bruker nødvendige informasjonskapsler for innlogging og sesjon, og eventuelt enkel, anonymisert statistikk . Vi bruker ikke cookies til målrettet annonsering.

11. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen, for eksempel når tjenesten endrer seg eller regelverket krever det. Datoen øverst på siden viser når den sist ble oppdatert. Ved vesentlige endringer vil vi varsle deg.

12. Kontakt

Spørsmål om personvern kan rettes til: support@paylac.no